旅費等申請上の留意点

日本実験動物学会の「旅費支給規程*」に基づき、旅費支給申請を旅費申請システムにて行う場合の留意点を以下に示します。

旅費内容
・「日付」の欄には、１日分しか選択できないので、複数日にまたがる往復料金や宿泊料金、請求書等がある場合、1日分ごと入力するか、「交通手段・宿泊ホテル・パック内容　等」の欄に期間を入力して合算であることが分かるように記載してください。
例）「7/4、6　航空機往復」、「6/10～6/12 ●●ホテル」等
・「領収書等」の欄で「有」場合は、チェックしてください。
領収書等のアップロード
・ファイルが複数ある場合は、一つずつアップロードすると前のファイルが削除されてしまうため、全て同時に選択あるいはドラッグ＆ドロップしてください。
・申請者は、いったんアップロードするとファイルを開くことができないので、差し替えたい場合は再度アップロード（複数ある場合は全て同時に）してください。
一時保存
・「入力内容のご確認へ」をクリックすると「一時保存」がクリックできるようになりますので、いったん「一時保存」をお願いします。（パスワードが送信されますので、再度入力画面の確認ができます。）
その他、留意事項
注1. 以下の交通機関を利用した場合は書類を添付してください。（領収書のあて先が入る場合は本人名）
・新幹線、有料の特急や急行、長距離バスの場合、領収書
・航空機の場合、領収書と搭乗したことを示す半券
注2. 宿泊した場合は、パック料金またはホテル等の領収書（あて先は本人名）を添付してください。　宿泊単独の支給は1泊13,000円を上限とします。
注3. パック料金の場合は旅程表を添付してください。
注4. やむを得ない事由により最も経済的な通常の公共交通機関による経路および方法ではない場合、および他の用務（私用を含む）のための経路が含まれる場合は、本用務に関わる部分のみを記載・請求し、備考欄にその理由を記載してください。支給の可否は理事長が決定いたします。

*旅費支給規程

第 1 条　公益社団法人日本実験動物学会は、旅費支給の必要が生じた場合は、以下により旅費を支給する。

第 2 条　次の学会活動に際し旅費を支給する。
(1) 理事会
(2) 理事長が学会運営のために常務理事及び監事等を招集して行う会議
(3) 委員会、ワーキンググループ
(4) 理事会で承認された事業
(5) 理事長が認めたその他の活動

第 3 条　総会開催にあわせて計画された学会活動に対しては、原則的に旅費は支給されない。

第 4 条　旅費は最も経済的な通常の公共交通機関（タクシーは含まれない）による経路および方法により旅行する場合の計算により、次の各号の定めるところにより支給される。ただし、距離、時間、経費並びに最低限の利便性を勘案した経路および方法により旅行することを妨げない。
(1) 勤務先あるいは自宅と用務地との最短区間の往復運賃を支給する。ただし、学会活動の前あるいは後に学会活動に該当しない用務がある場合はこの限りではない。
(2) 支給を受ける者は、必要経費をあらかじめ学会事務局に届け出ること。支給を受ける際にその額を証明する書類を提出しなければならない。
(3) 片道 100km以上旅行する場合は、急行あるいは特別急行料金を支給する。
(4) 上記(3)の場合にあって、新幹線運用地区では新幹線を利用できる。
(5) 遠隔地からは航空機を利用でき、航空運賃は現に支払った額による。
(6) 宿泊が必要な場合は、原則的に宿泊を含むパック旅行を利用し、パック旅行料金は現に支払った額による。パック旅行を利用できない場合は、一泊 13,000 円を上限として実費を支給する。
(7) 用務の当日早朝に出発地を出ても用務時間に間に合わないあるいはその恐れがある場合、また用務終了後妥当な時間に帰着地に着かないあるいはその恐れがある場合は、前泊及び後泊の費用を支給することができる。
(8) 旅費の支給を受けることができる者がその出発前にやむを得ない事由により学会活動を取り止めた場合は、旅費を支給しない。ただし、当該活動のために既に支出した金額がある場合には、当該金額を旅費として支給することができる。
(9) 自家用車の利用を推奨しないが、やむを得ない事由により利用した場合は経費として高速料金とガソリン代を支給する。ガソリン代は原則的に実費を支給するがその額を証明できない場合は、利用区間の公共交通機関の利用による最低運賃を代わりに支給することができる。
(10) その他やむを得ない事由に該当するおそれのある経路あるいは方法について事前に理事長にその可否を問い合わせることができる。

第 5 条　やむを得ない事由により経路又は方法が本規程第４条に合致しない場合は、担当理事の確認の上、理事長がその可否を決定する。

第 6 条　非会員に対して旅費支給の必要が生じた場合は、理事長が決定する。旅費の算出は本規程第４条に準じる。

第 7 条　旅費精算の方法、書式、その他必要な事項は、別途理事長が定める。

第 8 条　本規程の改廃は理事会において行う。

（以下　略）